Untuk melaksanakan kegiatan organisasi, diperlukan sebuah teknik, keterampilan, dan ilmu agar dalam pengelolaannya dapat berjalan sesuai dengan apa yang di inginkan oleh sebuah organisasi/institusi. Disinilah fungsi-fungsi manajemen diperlukan dan akan berperan.
Begitupun dengan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh desa, penggunaan dari fungsi-fungsi manajemen harus dilakukan secara sistematis agar pengelolaan kegiatan desa dapat berjalan optimal dan berdaya guna bagi kepentingan masyarakat.
Tahap Pertama yang harus dilakukan adalah mebuat Perencanaan ( Planing ), yaitu menatapkan jenis kegiatan yang akan dilaksanakan, tempat pelaksanaan, waktu pelaksanaan, bagaimana cara mengerjakannya, siapa yang akan melaksanakannya, Rencana Pembiayaan dan tujuannya untuk apa.
Setelah perencanaan tersebut tersusun dengan baik dan matang, maka proses manajemen yang selanjutnya adalah menjalankan fungsi pengorganisasian ( Organizing ) Yakni mulai dengan langkah membentuk kepanitiaan (organizing committee). Besar kecilnya orang yang terlibat dalam kepanitiaan tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan. Dalam contoh kegiatan pembangunan jalan desa, kepala desa selaku manajer utama kegiatan di desa membentuk panitia pembangunan atau yang di sebut dengan pelaksana kegiatan yang terdiri dari ketua, sekretaris dan anggota, selain itu kepala desa mengorganisasi peran masyarakat dalam kegiatan pembangunan tersebut sebagai salah satu mengejawatahan partisipasi dan gotong royong masyarakat melalui pemanfaatan peran LPMD, RT / RW, dan tokoh masyarakat mereka diberikan peran sesuai dengan porsinya masing-masing. Misalkan Peran LPM dan RT/RW menggalang masyarakat yang akan bekerja, berswadaya, atau dijadikan pengawas lapangan.
Jika pada dua tahap sebelumnya dilakukan, maka proses manajemen selanjutnya adalah tahap pelaksanaan kegiatan ( Actuating ) yang dilaksanakan oleh Tim Pelaksana Kegiatan dan Masyarakat, sesuai dengan volume, tempat, waktu,anggaran,dan tujuan yang telah direncanakan pada tahap perencanaan.
Tahap selanjutnya adalah melaksanakan fungsi controling, yang dilakukan oleh pemimpin/manajer, dalam contoh kegiatan pembangunan jalan desa diatas berarti yang melaksanakan controling/pengendalian dilakukan oleh kepala desa sebagai penanggungjawab utama kegiatan-kegiatan desa. Tugas utama pemimpin jika sudah pada tahap ini adalah mengontrol jalannya kegiatan. jika ada masalah akibat hambatan yang belum terduga sebelumnya, seorang pemimpin harus mampu mengatasinya. Pada tahap ini diperlukan pemimpin yang mampu mengambil keputusan dengan tepat dan cepat. Tugas pemimpin dalam tahap ini memang cenderung lebih ringan daripada panitia pelaksana yang banyak bekerja. Tetapi tanggung jawab terbesar tetap berada di pundak pemimpin.
Tahap terakhir dalam proses manajemen kegiatan adalah menjalankan fungsi Evaluasi, Jika seuruh kegiatan telah selesai, langkah inilah yang dilakukan. Maksudnya untuk mengumpulkan dan meng-”arsip” setiap permasalahan atau kekurangan yang terjadi. Evaluasi menimal dilakukan sekali di akhir kegiatan. Namun, perlu juga dilakukan evaluasi dipertengahan pelaksanaan kegiatan, tanpa mengganggu jalannya kegiatan. Evaluasi juga merupakan salah satu sarana “controling” ketika kegiatan berlangsung, yang dilakukan oleh seorang manajer.
Begitupun juga dengan Manajemen/Pengelolaan Keuangan Desa, tidak terlepas dari fungsi-fungsi manajemen yang telah disebutkan diatas. Untuk selengkapnya KLIK DISINI UNTUK DOWNLOAD Materi tentang Manajemen Pengelolaan Keuangan Desa berdasarkan Permendagri Nomor 20 tentang Pengelolaan Keuangan Desa.
Oleh : Asep Jazuli ( Pendamping Lokal Desa, Penikmat Kopi dan Alunan musik ) ***