Bagaimana Cara mengelola Kegiatan Desa ?

Untuk melaksanakan kegiatan organisasi, diperlukan sebuah teknik, keterampilan, dan ilmu agar dalam pengelolaannya dapat berjalan sesuai dengan apa yang di inginkan oleh sebuah organisasi/institusi. Disinilah fungsi-fungsi manajemen diperlukan dan akan berperan.

Begitupun dengan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh pemerintah desa dan masyarakat, penggunaan dari fungsi-fungsi manajemen harus dilakukan secara sistematis agar pengelolaan kegiatan desa dapat berjalan optimal dan berdaya guna bagi kepentingan masyarakat.

Sebelum lebih jauh membahas tentang “bagaimana cara mengelola kegiatan desa ? ada baiknya kita pahami dulu kosep dasar manajemen. Silahkan simak penjelasan dibawah ini …..  

Konsep Dasar Manajemen Kegiatan

Secara etimologis, pengertian manajemen merupakan seni (keterampilan) untuk melaksanakan,mengatur, atau mengelola. Manajemen ini juga dilihat sebagai ilmu yang mengajarkan proses untuk mencapai tujuan dalam organisasi, sebagai usaha bersama dengan beberapa orang dalam organisasi tersebut.

Sedangkan Kegiatan adalah aktivitas yang sebelumnya telah direncanakan untuk segera diselenggarakan sesuai yang telah ditentukan baik waktu maupun keperluan lainnya.

Pada dasarnya lahirnya sebuah kegiatan didasari oleh sebuah perencanaa yang telah terfikirkan untuk dilaksanakan sebagai sebuah daya kreativitas manusia. Sebuah kegiatan yang akan dilaksanakan, para pelaksana berharap agar kegiatan tersebut dapat terlaksana dengan baik dan sukses serta bermanfaat bagi setiap peminatnya baik secara moril maupun materil.

Untuk melaksanakan kegiatan organisasi, diperlukan sebuah teknik, keterampilan, dan ilmu agar dalam pengelolaannya dapat berjalan sesuai dengan apa yang di inginkan oleh sebuah organisasi/institusi. Disinilah fungsi-fungsi manajemen diperlukan dan akan berperan. Lalu apa saja yang dimaksud dengan fungsi-fungsi manajemen tersebut ?

Fungsi-fungsi Manajemen

Fungsi-fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer/pemimpin dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.  Ada beberapa pendapat ahli terkait dengan fungsi-fungsi manajemen, namun disini saya akan membahas fungsi manajemen dari perspektif umum, yaitu antara lain terdiri dari Planning (perencanaan), Organizing (persiapan), Actualizing (Pelaksanaan), Controling (pengontrolan) dan Evaluating (evaluasi).

PLANNING

Langkah awal yang tidak boleh ditinggalkan sebelum mengadakan kegiatan adalah perencanaan (Planning). Ada ungkapan “Sebuah kebaikan yang tidak terencana akan kalah dengan keburukan yang terencana dengan baik”. Perencanaan diawali dengan munculnya ide atau alasan untuk mengadakan sebuah kegiatan. Langkah berikutnya adalah mulai membuat konsep acara atau draft rencana kegiatan tersebut. Hendaknya yang menjadi konseptor adalah orang yang benar-benar memiliki kemampuan dan pemahaman terhadap kegiatan yang akan diadakan.

Dalam tahap ini dihasilkan konsep kegiatan, personel yang dibutuhkan dan time schedule. Sehingga dalam tahap berikutnya, tinggal membagi tugas kepanitiaan dan makukan persiapan sesuai tugas masing-masing.

ORGANIZING

Jika langkah perencanaan telah selesai, lalu hasilnya dibawa ke kelomok yang lebih besar. Yakni mulai dengan langkah membentuk kepanitiaan (organizing committee). Besar kecilnya orang yang terlibat dalam kepanitiaan tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan. Disamping kekurangan SDM bisa memnjadi masalah, kelebihan yang terlalu banyak juga bisa menimbulkan masalah. Karena mengatur banyak orang lebih sulit dari pada sedikit orang. Masalah juga bisa timbul dari sisi biaya, yang seharusnya bisa lebih hemat jika yang terlibat tidak terlalu banyak.

Peran pemimpin dalam kepanitiaan sangat penting. Pemimpin yang baik, mampu mengelola SDM yang dipimpinnya agar mempersiapkan setiap detai yang telah direncanakan. Sehingga pada tahap berikutnya berjalan dengan lancar. Ingat istilah:

Jika kamu gagal dalam mempersiapkan, sama saja dengan mempersiapkan kegagalan.

ACTUATING

Actuating adalah tahap pelaksanaan kegiatan. Jika pada dua tahap sebelumnya dilakukan dengan baik, maka pada tahap ini akan lebih mudah. Sekalipun terkadang juga ada hambatan yang tidak diduga sebelumnya. Untuk menghadapi hal seperti itu, perlu dilakukan langkah berikutnya.

CONTROLING

Tugas utama pemimpin jika sudah pada tahap ini adalah mengontrol jalannya kegiatan. jika ada masalah akibat hambatan yang belum terduga sebelumnya, seorang pemimpin harus mampu mengatasinya. Pada tahap ini diperlukan pemimpin yang mampu mengambil keputusan dengan tepat dan cepat. Tugas pemimpin dalam tahap ini memang cenderung lebih ringan daripada panitia pelaksana yang banyak bekerja. Tetapi tanggung jawab terbesar tetap berada di pundak pemimpin.

Dalam kepanitiaan, bila diperlukan bisa dibentuk seksi khusus yang membantu pemimpin kegiatan untuk melakukan tugas ini.

EVALUATING

Jika seuruh kegiatan telah selesai, langkah inilah yang dilakukan. Maksudnya untuk mengumpulkan dan meng-”arsip” setiap permasalahan atau kekurangan yang terjadi.Evaluasi menimal dilakukan sekali di akhir kegiatan. Namun, perlu juga dilakukan evaluasi dipertengahan pelaksanaan kegiatan, tanpa mengganggu jalannya kegiatan.Evaluasi juga merupakan salah satu sarana “controling” ketika kegiatan berlangsung.

Jika setiap tahap POACE di atas dilaksanakan dengan baik, maka tercapainya tujuan akan lebih pasti. Pemimpin tentu saja tidak pernah meninggalkan satu tahappun. Dan memang setiap tahap dari Planning hingga Evaluating menjadi tanggung jawab utama pemimpin.

Mengelola Kegiatan Desa

Sesuai amanat UU Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa, desa diberikan kewenangan untuk mengurus tata pemerintahan dan pelaksanaan pembangunan secara mandiri untuk meningkatkan kesejahteraan dan kualitas hidup masyarakat desa. Disamping itu, pemerintah desa diharapkan secara mandiri mengelola pemerintahan dan berbagai sumber daya yang dimilikinya, termasuk di dalamnya pengelolaan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan guna mencapai tujuan,visi,dan misi desa.

Tahap Pertama yang harus dilakukan adalah mebuat Perencanaan ( Planing ), yaitu menatapkan jenis kegiatan yang akan dilaksanakan, tempat pelaksanaan, waktu pelaksanaan, bagaimana cara mengerjakannya, siapa yang akan melaksanakannya, Rencana Pembiayaan dan tujuannya untuk apa.

Setelah perencanaan tersebut tersusun dengan baik dan matang, maka proses manajemen yang selanjutnya adalah menjalankan fungsi pengorganisasian ( Organizing )  Yakni mulai dengan langkah membentuk kepanitiaan (organizing committee). Besar kecilnya orang yang terlibat dalam kepanitiaan tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan. Dalam contoh kegiatan pembangunan jalan desa, kepala desa selaku manajer utama kegiatan di desa membentuk panitia pembangunan atau yang di sebut dengan pelaksana kegiatan yang terdiri dari ketua, sekretaris dan anggota, selain itu kepala desa mengorganisasi peran masyarakat dalam kegiatan pembangunan tersebut sebagai salah satu mengejawatahan partisipasi dan gotong royong masyarakat melalui pemanfaatan peran LPMD, RT / RW, dan tokoh masyarakat mereka diberikan peran sesuai dengan porsinya masing-masing. Misalkan Peran LPM dan RT/RW menggalang masyarakat yang akan bekerja, berswadaya, atau dijadikan pengawas lapangan.

Jika pada dua tahap sebelumnya dilakukan, maka proses manajemen selanjutnya adalah tahap pelaksanaan kegiatan ( Actuating )yang dilaksanakan oleh Tim Pelaksana Kegiatan dan Masyarakat, sesuai dengan volume, tempat, waktu,anggaran,dan tujuan yang telah direncanakan pada tahap perencanaan.

Tahap selanjutnya adalah melaksanakan fungsi controling, yang dilakukan oleh pemimpin/manajer, dalam contoh kegiatan pembangunan jalan desa diatas berarti yang melaksanakan controling/pengendalian dilakukan oleh kepala desa sebagai penanggungjawab utama kegiatan-kegiatan desa. Tugas utama pemimpin jika sudah pada tahap ini adalah mengontrol jalannya kegiatan. jika ada masalah akibat hambatan yang belum terduga sebelumnya, seorang pemimpin harus mampu mengatasinya. Pada tahap ini diperlukan pemimpin yang mampu mengambil keputusan dengan tepat dan cepat. Tugas pemimpin dalam tahap ini memang cenderung lebih ringan daripada panitia pelaksana yang banyak bekerja. Tetapi tanggung jawab terbesar tetap berada di pundak pemimpin.

Tahap terakhir dalam proses manajemen kegiatan adalah menjalankan fungsi Evaluasi, Jika seuruh kegiatan telah selesai, langkah inilah yang dilakukan. Maksudnya untuk mengumpulkan dan meng-”arsip” setiap permasalahan atau kekurangan yang terjadi. Evaluasi menimal dilakukan sekali di akhir kegiatan. Namun, perlu juga dilakukan evaluasi dipertengahan pelaksanaan kegiatan, tanpa mengganggu jalannya kegiatan. Evaluasi juga merupakan salah satu sarana “controling” ketika kegiatan berlangsung, yang dilakukan oleh seorang manajer.

Oleh : Asep Jazuli ( Pendamping Lokal Desa, Penikmat Kopi dan Alunan musik ) ***