Mendefinisikan administrasi secara luas dalam kajian Ilmu Administrasi terdapat beberapa pendapat ahli salah satunya ialah sebagai berikut :
- The Liang Gie menyatakan bahwa administrasi adalah “ segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu”.
- Sondang P. Siagian menyatakan bahwa administrasi adalah “ keseluruhan proses kerjasama dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah di tentukan sebelumnya.
- LAN RI merumuskan administrasi sebagai “ kegiatan kerjasama dalam upaya ( organisasi dan Manajemen yang bersipat sistematis, rasional, dan manusiawi yang dilakukan sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama.
Berdasarkan definisi-definisi tersebut di atas, dapat dirinci beberapa ciri pokok untuk disebut sebagai administrasi, yaitu:
- Sekelompok orang; artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang.
- Kerjasama; artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi dua orang atau lebih bekerjasama.
- Pembagian tugas; artinya kegiatan administrasi bukan sekedar kegiatan kerjasama, melainkan kerjasama itu harus didasarkan pembagian kerja.
- Kegiatan yang runtut dalam suatu proses; artinya kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan.
- Tujuan; artinya sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui kegiatan kerjasama.
Memperhatikan pengertian administrasi seperti yang disebutkan diatas dapat dilihat betapa luas ruang lingkup dari administrasi. Ini dapat dimaklumi karena administrasi sebagai proses kerja sama manusia untuk mencapai Tujuan tertentu, dapat diterapkan baik dalam kegiatan internasional, negara, pemerintah,swasta maupun dalam kontek Pemerintahan Desa. Sehingga pembagian administrasi dapat dilakukan berdasarkan bidang-bidang dimana administrasi itu dilaksanakan dan dapat pula dilaksanakan berdasarkan unsur-unsurnya.
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DESA DALAM PERSPEKTIF LUAS
Dalam Konteks Administrasi Pemerintahan Desa, secara luas bisa disebut sebagai manajemen penyelenggaraan Pemerintahan dan Pembangunan Desa, yang meliputi Pengelolaan penyelenggaraan pemerintahan desa, mencakup perencanaan pemerintahan, pengorganisasian atau kelembagaan pemerintahan, penggunaan sumber-sumber daya, pelaksanaan urusan rumah tangga pemerintahan dan urusan pemerintahan umum, serta pengawasan penyelenggaraan pemerintahan berdasarkan kewenangan dalam bidang pemerintahan desa.
Secara umum pengelolaan pemerintahan desa mencakup beberapa aspek sebagaimana telah disebutkan diatas, antara lain:
Perencanaan Pemerintahan Desa
Pemerintah desa harus merencanakan berbagai program dan kegiatan yang berhubungan dengan rumah tangga pemerintahan, pelaksanaan urusan pemerintahan, pembangunan, pembinaan masyarakat, dan pemberdayaan masyarakat melalui penyusunan perencanaan pembangunan desa (RPJM Desa dan RKP Desa) sebagai dasar penetapan Visi, Misi dan Tujuan Pemerintahan Desa. Setelah memiliki dokumen perencanaan pembangunan desa, selanjutnya pemerintah desa menyusun perencanaan anggaran (RAPB Desa).
Pengorganisasian kelembagaan pemerintahan desa
Pemerintah desa melakukan pengorganisasian kelembagaan yang ada di desa, mengatur pola hubungan dengan pemerintah desa dengan tujuan menjadi mitra dalam pelaksanaan pembangunan desa. Pelibatan peran-peran kelembagaan masyarakat desa dalam pelaksanaan pembangunan, pemberdayaan, dan pembinaan masyarakat desa mutlak diperlukan. Peranan kelembagaan desa (pemerintah desa, badan permusyawaratan desa, dan lembaga kemasyarakatan desa) dalam rangka penyusunan dan implementasi kebijakan berkaitan erat dengan pembangunan, pemerintahan, pengembangan kemasyarakatan. Pada era reformasi hal tersebut semakin menguat dibandingkan era orde baru. Perubahan ini sejalan tuntutan dan kebutuhan perubahan paradigma pembangunan dari “membangun desa” ke “desa membangun”.
Penggunaan sumber-sumber daya pemerintahan desa(sumber daya aparatur, sumber daya alam, sumber daya buatan, sumber daya sosial, keuangan, dan peralatan). Dalam konteks ini, pemerintah desa mengelola sumber-sumber daya yang ada di desa termasuk sumber daya aparatur pemerintah desa. Pembagian tugas pokok dan fungsi aparatur pemerintah desa sangat diperlukan untuk menunjang kinerja pemerintahan yang optimal. Selain itu pengorganisasian sumber daya, aset dan potensi yang ada di desa untuk peningkatan kesejahteraan masyarakat.
Pengawasan penyelenggaraan pemerintahan desa
Badan Permusyawaratan Desa (BPD) sebagai representasi permusyawara- tan masyarakat harus menjalankan tugas dan fungsinya sebagai mitra pemerintah desa dalam melaksakan tugas pemerintahan, pembangunan, pemberdayaan, dan pembinaan masyarakat. Musyawarah Desa sebagai instrumen pengambilan keputusan bersama di tingkat desa harus dijalankan untuk menciptakan suasana kehidupan pemerintahan yang demokratis dan partisipatif.
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DESA DALAM PERSPEKTIF SEMPIT
Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain.
Berdasarkan pengertian tersebut di atas, bahwa data dan informasi yang dimaksud dengan aktivitas organisasi, baik untuk kepentingan intern maupun kepentingan ekstern. Sehingga kegiatan-kegiatan tersebut atau administrasi dalam arti sempit lebih tepat disebut Tata Usaha atau pekerjaan kantor (Office work). Konsep tata usaha sebagai pekerjaan kantor intinya pelayanan yang merupakan rangkaian aktivitas sebagai berikut :
Menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana, sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
Mencatat, yaitu kegiatan berhubungan dengan berbagai alat tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim da disimpan dengan berbagai peralatan yang modern dan digital.
Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan me-ngerjakan keterangan-keterangan dg maksud agar mudah digunakan.
Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dg pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yg diperlukan.
Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dg berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.
Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dg berbagai cara dan alat di tempat tertentu yg aman.
Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa, menyebutkan bahwa salah satu kewajiban pemerintah desa adalah menyelenggarakan tertib administrasi desa yang mampu berfungsi sebagai sumber data dan informasi dalam penyelenggaraan pemerintahan Desa, pelaksanaan pembangunan, pembinaan kemasyarakatan dan pemberdayaan masyarakat.
"Pemerintahan desa yang baik dan bersih (good governance dan clean governance) harus selalu melekat dalam penyelenggaraan pemerintahan Desa, baik dalam pelaksanaan tugas, fungsi, kewenangan, hak, dan kewajiban yang dimiliki oleh pemerintahan Desa".
Berdasarkan Peraturan menteri dalam negeri Nomor 47 Tahun 2016 tentang Administrasi Pemerintahan Desa, disebutkan Pemerintahan Desa adalah keseluruhan proses kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai Pemerintahan Desa pada Buku Register Desa, dan pengembangan buku register desa yang diperlukan serta menyelenggarakan pelaporan sesuai ketentuan perundang-undangan.
Jenis-Jenis Administrasi Pemerintahan Desa, sebagai berikut:
Administrasi Umum adalah pencatatan data dan informasi mengenai kegiatan pemerintahan Desa pada Buku Administrasi Umum.
Administrasi Penduduk adalah kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai kependudukan pada Buku Administrasi Penduduk.
Administrasi Keuangan adalah kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai pengelolaan keuangan Desa pada Buku Administrasi Keuangan.
Administrasi Pembangunan adalah kegiatan pencatatan data dan informasi pelaksanaan pembangunan dan pemberdayaan masyarakat pada Buku Administrasi Pembangunan.
Administrasi Lainnya antara lain meliputi; kegiatan Badan Permusyawaratan Desa dalam buku administrasi Badan Permusyawaratan Desa (BPD), kegiatan musyawarah Desa dalam buku musyawarah Desa, dan kegiatan Lembaga Kemasyarakatan Desa/Lembaga Adat dalam buku Lembaga Kemasyarakatan Desa/Lembaga Adat.
MENARIK KESIMPULAN
Dari kedua bahasan diatas, dapat kita tarik kesimpulan bahwa Subtansi Administrasi Pemerintahan Desa, baik itu dalam perspektif luas maupun sempit adalah Pelayanan Publik untuk mewujudkan kesejahteraan Masyarakat Desa.
Wassalam
Asep Jazuli (Pendamping Lokal Desa Pada P3MD Kabupaten Sumedang)***
***Mahasiswa Program Studi Ilmu Administrasi Negara, STIA Sebelas April Sumedang
***Mahasiswa Ilmu Pemerintahan FISIP Universitas Terbuka Bandung
Referensi :